10 savjeta: kako izbjeći greške koristeći EDI

Je li sve automatizirano ili se još obrađuje manualno? Mogu li se dogoditi greške i u EDI -ju?

Elektronička razmjena podataka (EDI) savršen je alat za optimizaciju poslovnih procesa. Mnogi su koraci automatizirani, osobito u slučaju integriranih rješenja. Ostavlja malo prostora za greške jer nije potrebna gotovo nikakva manualna radnja. No, kako biste bili sigurni da sve teče glatko, morate imati na umu nekoliko osnova. U ovom EDI blog postu pružit ćemo Vam detaljne informacije o tim osnovama.

1. Odaberite EDI rješenje koje odgovara broju EDI partnera koje imate, kao i količini vaših dokumenata!

U EDI-ju ne postoji pristup “jedno rješenje odgovara svima”. Ako vaši poslovni partneri uključuju samo nekoliko korisnika EDI -ja i ako nemate toliko puno dokumenata, najbolje rješenje za vas bi bilo povoljno web EDI rješenje koje vam omogućuje unos podataka putem internetskog preglednika. Bit ćete potpuno spremni za EDI za sve povezane partnere. U slučaju veće količine dokumenata i mnogo poslovnih partnera koji koriste EDI, svakako biste trebali odabrati integrirano rješenje. U tom se slučaju svi podaci o dokumentu automatski primaju iz ERP sustava ili se uključuju vanjski podaci. A budući da vam eXite omogućuje pristup svakom od vaših partnera, sve što trebate je povezivanje s jednom EDI platformom. Bilo koje dodatno povezivanje s drugim platformama samo bi stvorilo nepotrebne izazove u pogledu tehnologije, sigurnosti, praćenja i administracije.

2. Prije početka razmislite o svim elektroničkim procesima!

Ako počnete razmjenjivati određene dokumente putem EDI-ja, npr. elektroničke narudžbe, ima smisla pripremiti teren za otpremnice, račune i druge dokumente u tijeku rada. E-računi pružaju najveće pogodnosti dobavljačima. Ako se ti e-računi šalju brzo, točno i automatski, dobavljači obično primaju plaćanje ranije. Za postizanje maksimalne sinergije preporučuje se dosljedan proces. Što je više EDI partnera povezano sa sustavom, to će biti veća sinergija.

3. Automatski ažurirajte svoje matične podatke!

Ako automatski uključite elektroničke narudžbe svojih klijenata u svoj skladišni sustav, to će pokrenuti brojne druge procese: to uključuje prikupljanje narudžbi za robu, izdavanje otpremnica i, ne zaboravite, fakturiranje. Ključno je imati točne ključne podatke i stalno osiguranje kvalitete. U idealnom slučaju, dobavljači bi trebali koristiti “tražilo lokacije” tvrtke eXite. Naš web-portal nudi ažurirane informacije o lokacijama maloprodajnih trgovina i skladišta kako biste bili sigurni da robu dostavljate na pravo mjesto. Tekuća razmjena ažuriranih cijena i kataloških podataka (nazvana PRICAT na jeziku EDI) i matičnih podataka partnera (PARTIN) također znatno olakšava suradnju između trgovaca i dobavljača.

4. Ne eksperimentirajte sa EDI standardima!

EDI standardi imaju važnu ulogu za međusobno povezivanje poslovnih partnera. Preporučujem da ne radite nikakve eksperimente u ovom području. Postoje provjereni GS1 EDI standardi, npr. EDIFACT/EANCOM. Alternativno, možete vjerovati industrijskim standardima koji se široko koriste u vašem poslu. To uključuje ODETTE i VDA u automobilskoj industriji i EDITEX u industriji odjeće.

5. Izbjegavajte manualne intervencije!

Svaka manualna intervencija usporit će proces i učiniti vaš sustav sklonim pogreškama. Stoga preporučujemo izbjegavanje nedosljednosti sustava kad god je to moguće. To se događa kada se digitalni podaci ne mogu potpuno automatski obraditi. Jedan od primjera je kada se narudžba ispisuje i podatke s ove fakture potrebno je ručno ponovno unijeti u IT sustav za izdavanje otpremnica ili računa. Manualni prijenos podataka iz jednog programa u drugi je nešto što treba izbjegavati po svaku cijenu jer se time stvara i nedosljednost sustava koja otvara prostor za pogreške.

6. Istražite potpuni potencijal optimizacije procesa!

EDI nije samo za proizvođače i trgovce. U proces se mogu uključiti i logistički partneri i dobavljači, što stvara još veći potencijal optimizacije. Osim toga, postoji mogućnost da dobavljači koriste sofisticirani oblik e-faktoringa za diskretno pretvaranje svojih nepodmirenih računa u likvidnost. Također, može biti vrlo korisno za nove korisnike EDI-ja da otvoreno daju do znanja drugim tvrtkama da su počeli razmjenjivati dokumente elektroničkim putem. Sve više tvrtki shvaća da i njihovi dugogodišnji partneri koriste EDI, ali nisu imali do sada saznanja o tome.

7. Odaberite komunikacijski kanal koji odgovara vašim potrebama!

Razmjena podataka s poslovnim partnerima vrši se putem podatkovnog čvorišta eXite. Kako bi vaš ERP mogao komunicirati s eXite -om, postoji niz komunikacijskih protokola, uključujući eXite_link, AS2, API, SOAP, FTP -ove itd. Ove veze nude različitu dubinu integracije. Omogućuju vašoj aplikaciji komunikaciju s eXiteom tako da korisnici mogu odmah provjeriti status transakcije i pratiti ga bez potrebe za promjenom aplikacija.

8. Oslonite se na EDITEL za “pretvaranje” EDI podataka!

Za uvoz i izvoz EDI poruka potrebna su sučelja. Ako vaš ERP nema odgovarajuća sučelja, imate dvije mogućnosti: možete programirati sučelja ili koristiti uslugu pretvaranja podataka eXite za pretvaranje EDI podataka u bilo koji format. To će vam uštedjeti muke pri stvaranju dodatnih sučelja i možete brzo implementirati veze sa svojim klijentima.

9. Obavezno napravite završni test!

Nakon što ste uspješno uspostavili vezu s eXite-om, trebali biste temeljito provjeriti svoj sustav prije nego što krenete uživo. Da biste to učinili, zamolite poslovne partnere da vam dostave podatke o testiranju što je prije moguće kako biste mogli provjeriti integraciju da sve funkcionira do savršenstva. Također, korisnicima je dostupan besplatni testni sustav eXite.

10. Rado ćemo odgovoriti na sva vaša pitanja!

U hitnim slučajevima možete se obratiti našem timu za tehničku podršku 24 sata dnevno. Stoga nemojte oklijevati nazvati nas ako naiđete na probleme. EDITEL -ova služba za tehničku podršku dostupna je non-stop.

Naravno, moje kolege i ja uvijek ćemo rado odgovoriti na sva vaša pitanja. Molimo pošaljite svoj upit na mail info@editel.hr

O autoru

Božidar Bajsič
Direktor operacija