EDI U DIGITALNO DOBA
Jeste li upoznati s pojmom “naslijeđeni sustav”? To je IT pojam koji opisuje stari, dobro uspostavljeni sustav u korporacijskom softverskom okruženju. Iako još uvijek u upotrebi, uglavnom više nije najsuvremeniji. To se također događa i na području elektroničke razmjene podataka (EDI), gdje mala i srednja poduzeća često koriste desetljeća stare EDI sustave i nalaze se uhvaćeni u ovom naslijeđenom ciklusu sustava. To je u suprotnosti s činjenicom da je nedavno BVL studija pokazala da digitalna stručnost i ispravno rukovanje podacima sve više postaju konkurentska prednost. Kako bi iskoristili mogućnosti koje nudi digitalna transformacija, tvrtke trebaju imati intuitivniji pristup IT-u, kao i određenom stupnju spremnosti za inovaciju i rizik.
Osobito mala i srednja poduzeća često pokazuju određenu nevoljkost kada je riječ o uvođenju novog EDI sustava. To je zato što su se pretplatili na mentalitet “status quo” koji je uparen s nedostatkom strategije, iako je to nužan uvjet za proširenu integraciju podataka. Malim i srednjim poduzećima je posebno protiv volje tehnička i organizacijska implikacija, kao i troškovi koji su potrebni. To se uglavnom odnosi na činjenicu da postojeći ERP sustavi nisu (još) spremni za EDI. Češće nego ne, takvi “dječji problemi” mogu se lako i brzo riješiti uz stručnu pomoć i proaktivnu podršku ERP pružatelja usluga u suradnji s EDI partnerom. Prilikom primjene najsuvremenijih EDI sustava, prvi korak trebao bi biti analiza potreba tvrtke. Nakon toga valja razmatrati sve opcije. Ovo je i izazov i prilika za prepoznavanje potencijala za optimizaciju.
To ostaje nepromijenjeno u novoj “EDI generaciji”. Pošto, glavni cilj je još uvijek postići najviši mogući stupanj automatizacije procesa putem integriranog razmjenjivanja podataka i time izbjegavati ručne i papirnate poslovne procese. Između mnogih drugih svrha, EDI se koristi za razmjenu informacija o poretku između trgovaca i proizvođača, kao i za fakturiranje (odnosno e-fakturiranje). Uz to, moguće je i mapiranje nekoliko drugih poslovnih procesa uz pomoć EDI-ja, uključujući i upravljanje glavnim podacima. Pored toga, elektronički nalozi za slanje mogu se slati pružateljima logističkih usluga. Prilagođeni procesi ispunjenja e-trgovine također imaju koristi od upotrebe EDI-ja. Najsuvremeniji EDI sustavi su osnovni uvjet za kontrolu složenih tokova robe, povećanje produktivnosti, zadovoljavanje specifičnih potreba klijenata i na kraju priprema za izazove digitalnog doba.
EDI Integracija kao kućno rješenje
Kako utvrditi da vaš EDI sustav više nije najsuvremeniji:
(Čak i ako samo jedna od izjava u nastavku vrijedi za EDI sučelje vaše tvrtke, trebali biste poduzeti prve korake kako biste ga osposobili za budućnost.)
- Vaš EDI sustav koristi “samo” EDI i radi na Windows 2000 ili starijem računalnom sustavu.
- Koristite dial-up modem za komunikaciju s VAN-om.
- Nema integracije s vašim internim aplikacijama.
- Da biste poslali izlazne fakture, morat ćete ručno unijeti sve podatke u softver.
- Da biste izvršili EDI, komunikacijski postupak mora biti pokrenut ručno i morate pričekati da biste ih primali i obradili.
- EDI je puno radno vrijeme za jednog ili više zaposlenika.
- Pogreške u ručno unesenim podacima rezultiraju vraćenim pošiljkama i naknadama za poštivanje.
- Bojite se ažuriranja računala na kojem se nalazi EDI. Niste sigurni postoji li sigurnosna kopija i hoćete li je moći nastaviti koristiti.
