EDI u logistici trgovine: povećanje učinkovitosti i smanjenje troškova

Isplativost i utjecaj novih tehnologija

Interakcija između različitih dobavljača i ogroman obujam podataka koji se svakodnevno trebaju obraditi predstavljaju značajne izazove za logistiku trgovine. Elektronička razmjena podataka (EDI) osigurava da se podaci sadržani u narudžbama, otpremnicama i računima mogu obraditi što je učinkovitije moguće. U ovom članku, objasnit ćemo uštede koje se mogu postići korištenjem EDI-ja, u kojem trenutku je integrirano EDI rješenje ekonomski isplativo i kako upotreba novih tehnologija poput AI može dodatno poboljšati učinkovitost u logistici trgovine.

S kojim se izazovima danas suočava logistika trgovine?

Najveći izazovi uključuju velike količine podataka koje se trebaju svakodnevno obraditi i koordinacija s mnogim različitim akterima – odnosno dobavljačima. Prema statistikama Austrije, samo u Austriji postoji više od 4.100 proizvođača hrane. Tipičan supermarket u prosjeku ima gotovo 12.000 proizvoda u ponudi, dok diskontni trgovci nude manje, a trgovci s punim asortimanom znatno više. Čak i ako je supermarket opskrbljen samo malim dijelom spomenutih dobavljača, postoji ogroman radni teret podataka koji se trebaju obraditi. Osim toga, tijekom primjerice blagdana – kao što su Uskrs ili Božić – nepredvidive količine robe koje trgovci zapravo trebaju mogu predstavljati izazov. Kako bi se spriječio nedostatak robe u trgovinama, proizvođač ili logistička tvrtka mora što prije znati kada artikl ponestaje u trgovini. To je moguće samo kroz suradnju poslovnih partnera i razmjenu informacija u stvarnom vremenu.

Kakvu ulogu ima EDI u obradi tih podataka?

EDI kao alat osigurava da ova interakcija funkcionira glatko. Općenito, trgovačke tvrtke i proizvođači razmjenjuju logističke poruke elektronički putem EDI-ja. To nudi ogromne prednosti, poput mogućnosti da dobavljač odmah odgovori na narudžbu (ORDERS). Također, elektronička obrada otpremnice (DESADV) igra značajnu ulogu u ovom procesu: samo kroz ovu poruku može se garantirati precizno planiranje i izvršenje primitka robe. EDI smanjuje administrativni napor jer je razmjena podataka automatizirana, a integracija u sustave kao što su upravljanje robom ili ERP (Enterprise Resource Planning) odvija se bez ikakvih sistemskih nedosljednosti. Stopa pogrešaka je smanjena, procesi su pojednostavljeni i standardizirani. Mogući ručni unosi smanjeni su na nužni minimum. Sve ovo ubrzava procese i na kraju povećava učinkovitost.

Naša osnovna djelatnost u EDITEL-u je automatizacija razmjene podataka, uključujući podatke iz narudžbi (ORDERS), otpremnica (DESADV) i računa (INVOIC), te postavljanje potrebnih procesa. Tijekom godina razvili smo sveobuhvatno razumijevanje ovih procesa kroz suradnju s brojnim poznatim tvrtkama u proizvodnji i trgovini te smo izgradili visoku razinu stručnosti orijentirane na rješenja.

Koji bi trenutni razvoj mogao dodatno doprinijeti poboljšanju logističkih procesa ili planiranju kapaciteta u budućnosti?

Digitalna razmjena podataka između dobavljača i trgovaca već je uobičajena praksa pri kojoj ERP sustav signalizira alarm kada bi artikl trebalo ponovno naručiti. Alati temeljeni na umjetnoj inteligenciji u budućnosti će još više doprinijeti unapređenju procjene količina. Posebno u prethodno spomenutim blagdanskim razdobljima, kada je vrlo teško procijeniti potrebne količine robe, AI bi mogao značajno poboljšati prognoze.

Koje su najveće prednosti potpuno integriranih procesa u lancu opskrbe trgovačkog poduzeća?

Automatizacija procesa povećava učinkovitost duž cijelog lanca vrijednosti. Lanac opskrbe podržan EDI-jem funkcionira bez ručnih intervencija, eliminirajući potencijalne izvore pogrešaka. Besprijekorna integracija omogućuje glatku suradnju i poboljšava komunikaciju između uključenih poslovnih partnera. Također, tvrtke koje žele implementirati EDI moraju unaprijed ispitati svoje procese kako bi osigurale da imaju ispravne matične podatke, što eliminira daljnje potencijalne izvore pogrešaka i u konačnici povećava zadovoljstvo kupaca.

Kako EDI može doprinijeti smanjenju troškova u lancu opskrbe?

Potencijalne uštede troškova prvenstveno se odnose na troškove procesa. Uzmimo za primjer isporuku 32 palete pića: ručno evidentiranje primljene robe trajalo bi pet do deset minuta. Zahvaljujući EDI-ju, većina ovog vremena se štedi, a prijem robe traje manje od 2 minute. To možda ne izgleda puno, ali s 200 do 300 zaprimljenih proizvoda, to rezultira uštedom vremena do 600 minuta. Ako to povećate na 1.000 trgovina, to je 600.000 minuta ili 10.000 sati ušteđenog vremena. 10.000 sati koje zaposlenici mogu posvetiti pomaganju kupcima na prodajnom mjestu umjesto da “gube” svoje vrijeme na evidentiranje primljene robe.

Što je s transparentnošću, a time i sljedivošću podataka?

Uvid u lanac opskrbe postaje sve važniji zbog trenutnih zakonskih zahtjeva. Osim toga, potrošači su sve više zainteresirani za podrijetlo svojih proizvoda.

To znači da informacije o proizvodima moraju biti dostupne u cijelom lancu opskrbe ili ih treba pružiti s proizvodom. Ova sljedivost zajamčena je suradnjom s našom matičnom tvrtkom GS1, koja nudi različita rješenja ovisno o potrebama tvrtke.

Kod koje veličine tvrtke se isplati primjena integriranog EDI rješenja?

Tvrtke s manjim obujmom narudžbi mogu se jednostavno i ekonomično povezati putem našeg Web EDI rješenja, za koje je potreban samo pristup internetu. Integrirano rješenje se posebno isplati kod redovitih poslovnih odnosa i većeg obujma narudžbi, uz pretpostavku da poduzeće ima ERP ili sustav za upravljanje robom u koji se EDI rješenje može integrirati.

Ako želite znati kako vaša tvrtka može optimizirati svoj lanac opskrbe putem elektroničke razmjene podataka (EDI), rado ćemo odgovoriti na vaša pitanja. Kontaktirati nas možete na mail prodaja@editel.hr

About the author

Andrea Kraft
Business Development Manager at EDITEL Austria