KSEF – Obvezna uporaba e-računa u Poljskoj
Što je KSeF?
KSeF, koji predstavlja kraticu za Nacionalni sustav e-računa, poljski je sustav za registraciju, primanje i pohranu računa u strukturiranom obliku, koji je stvorilo poljsko Ministarstvo financija. Od srpnja 2024. njegova će uporaba biti obvezna za sva poduzeća i institucije. Ovaj dugo najavljeni korak ne samo da će pojednostaviti porezni sustav, već će i pomoći u digitalizaciji poslovnih transakcija.
Strukturirani elektronički račun je vrsta elektroničkog računa čija struktura mora biti u skladu s određenim specifikacijama. Ima oblik strukturirane XML poruke koja primateljima omogućuje automatsku obradu. U praksi to znači da se računi moraju slati putem teleinformacijskog sustava – Nacionalnog sustava e-računa (KSeF) – i označiti dodijeljenim brojem koji identificira račun u ovom sustavu. Bez identifikacijskog broja, to bi bio samo dokument o prodaji. Procjenjuje se da se KSeF-u dnevno šalje oko milijun računa. Poljska će biti četvrta zemlja koja će provesti takvo rješenje. Italija, Španjolska i Portugal već imaju takav sustav.
Ključne informacije
Pravna osnova za uvođenje KSef-a je Zakon od 29. listopada 2021. o izmjeni poljskog Zakona o porezu na dobra i usluge te određenih drugih akata, kojim se utvrđuje opći okvir za rad sustava. Od stupanja zakona na snagu intenzivno se radi na implementaciji sustava: proveden je pilot projekt s poreznim obveznicima i stvorena je testna platforma. Od siječnja 2022. porezni obveznici mogu ga dobrovoljno koristiti. U lipnju 2022. dobivena je suglasnost Europske komisije za obaveznu uporabu KSeF-a za slanje e-računa (PROVEDBENA ODLUKA VIJEĆA (EU) 2022/1003 od 17. lipnja 2022.). Ministarstvo financija očekuje da će strukturirani računi (e-računi) postati obvezni i u potpunosti zamijeniti druge oblike fakturiranja do trećeg tromjesečja 2024. godine.
Tko će koristiti KSeF?
KSeF će koristiti sve tvrtke i institucije. Preciznije rečeno: porezni obveznici, subjekti koje definiraju porezni obveznici (npr. računovodstveni uredi), kao i subjekti kao što su tijela ili jedinice za provedbu zakona. Sve domaće račune (i one koji se odnose na lanac opskrbe i administrativne) obradit će KSeF. Važno je napomenuti da obveza slanja računa u KSeF ne vrijedi za strane subjekte, uključujući one registrirane u Poljskoj u svrhu PDV-a. Te tvrtke će nastaviti izdavati račune na istoj osnovi (u bilo kojem elektroničkom ili papirnatom obliku). Postoje i dodatna ograničenja. KSeF više neće prihvaćati ispravke, RR račune ili pro forma račune. Također neće biti moguće prilaganje dokumenata računu ili generiranje obavijesti o izdanom računu
KSeF Connect – najlakši put do KSeF-a
Najveći izazov za tvrtke je prvo izraditi račune u svom ERP sustavu, pretvoriti ih u KSeF format, a zatim ih prenijeti na KSeF. Najlakši i najsigurniji način ispunjavanja ovih zahtjeva je potpuno automatizirani prijenos rješenjem KSeF Connect koje nudi EDITEL Poljska (prijašnji EDISON). Njihovo rješenje omogućuje pristup KseF-u, zadovoljava regulatorne zahtjeve i pruža EDI usluge koje podržavaju procese upravljanja lancem opskrbe. KSeF Connect učinkovito udovoljava svim zakonskim zahtjevima, ubrzava plaćanja zahvaljujući strukturiranim digitalnim podacima i štedi novac automatiziranim procesima.
KSeF Connect – funkcionalnosti:
- Integracija IT i KSeF sustava
- Konfiguracija pristupa pomoću KSeF tokena
- Komunikacija s KSeF-om – slanje i primanje e-računa i UPO-a (službena potvrda primitka)
- Pretvaranje formata e-računa u KSeF standard i obrnuto
- Prilagodba obima podataka KSeF standardu
- Rukovanje potvrdom – pružanje KSeF ID-a za svaki e-račun
- Integracija KSeF e-računa s komunikacijom u lancu opskrbe (EDI)
- Potpuna digitalizacija i automatizacija komercijalne i logističke komunikacije i računovodstva s izvođačima (EDI)
- Validacija podataka, uključujući mogućnost poslovnih dogovora između stranaka prije unosa e-računa u KSEF
- Multi ERP – agregacija e-računa iz različitih ERP sustava prije njihove isporuke KSeF-u
- Multi ERP – dostava e-računa preuzetih s KSeF-a na nekoliko ERP sustava
- Arhiviranje e-računa i KSeF ID-a
- Konfiguracija ovlaštenja uz korištenje e-pečata
- Obavijest – obavijesti primateljima o izdanim e-računima i slanje slike e-računa u PDF formatu
- Integracija uz korištenje AS2, AS4 i xFTP protokola
