Novo doba za poslovne dokumente

Trend zvan EDI

Tijekom epidemije koronavirusa, mnoge su tvrtke shvatile koliki je izazov obrađivati papirnate poslovne dokumente kad ljudi rade od kuće. Evo nam gotovo čarobnog alata zbog kojeg nestaje sav taj papir: EDI (Electronic Data Interchange). Time započinje novo doba za poslovne dokumente.

Donedavno, kad biste ulazili u većinu ureda, vidjeli biste narudžbe, račune i otpremnice. No otkako je krenuo rad od kuće, ljudi su počeli sa preispitivanjem tih procesa jer se primanje, obrada, prosljeđivanje poslovnim partnerima i arhiviranje tih dokumenata odjednom pretvorilo u logistički izazov. Genijalno tehničko postignuće koje se naširoko koristi za uklanjanje tih silnih papira naziva se elektronička razmjena podataka (ili EDI).

Ono što se već godinama koristi u velikim tvrtkama za maloprodaju i široku potrošnju, kao što su SPAR, REWE, Coca Cola i L’Oréal, između ostalih, sada pomaže malim i srednjim poduzećima da usmjere svoje procese. Mala i srednja poduzeća također imaju mogućnost elektroničke razmjene svih ovih dokumenata sa svojim poslovnim partnerima, bilo da rade u uredu ili od kuće. Ovdje dolaze EDI rješenja. Austrijski lider na tržištu je tvrtka EDITEL, koja je također uspješno prisutna u susjednim zemljama zahvaljujući brojnim podružnicama i poslovnim partnerima.

“Sve veći broj malih i srednjih poduzeća više ne želi gubiti vrijeme na ručnu obradu dokumenata kada energiju svog osoblja mogu koristiti za produktivnije zadatke”, rekao je Gerd Marlovits, izvršni direktor EDITEL-a. EDI ne samo da štedi vrijeme i novac, već i drastično smanjuje pogreške.

Elektronička razmjena podataka to omogućuje

Stručnjak za EDI, Klaus Schaffer objašnjava kako tvrtke mogu biti dio ovog sustava, koji se također uspješno primjenjuje na međunarodnoj razini: “U konačnici, ovdje se radi o povezivanju jedne tvrtke s drugom kako bi mogle međusobno komunicirati pomoću digitalnog formata.” Prvi korak uvijek će biti dogovor između tvrtki. „Pretpostavimo da proizvodna tvrtka dobavlja određenu količinu robe maloprodaji. Te će tvrtke prvo razmijeniti matične podatke i povremeno ih ažurirati ”, objasnio je stručnjak. Glavni podaci uključuju informacije povezane s proizvodima kao što su brojevi proizvoda (GTIN / EAN), težine, oznake, nutricionistički podaci itd. Kada prodavač napravi narudžbu, dodaju se podaci o transakcijama. Korištenjem sučelja, svi se ti podaci zatim bez papira prenose s poslovno informacijskog sustava – ERP jednog partnera u ERP drugog – i obrnuto. Ovaj elektronički postupak dostupan je za velika i mala poduzeća.

Digitalizirana obrada računa

Za mala i srednja poduzeća, rješenja za e-račune izvrstan su izbor za potrebe fakturiranja. Ovo rješenje omogućuje malim i srednjim poduzećima da osiguraju sigurnu i sljedivu elektroničku dostavu računa s malo ulaganja. Uz to je, između ostalog, zajamčeno i arhiviranje dokazom o reviziji. Ova tehnologija u samo jednom danu priprema svako poduzeće za upotrebu EDI-ja. “Ovim početnim EDI rješenjem korisnici se jednostavno prijavljuju na web platformu putem Interneta”, objasnio je gospodin Schaffer. Često je vrlo lako utvrditi koja je EDI aplikacija najbolji izbor za vašu tvrtku. A onda, vrijeme je za EDI!

Pet savjeta za pronalaženje najboljeg EDI rješenja za vas

1. Analizirajte svoje poslovne procese

Ova početna inventura je ključna. Između ostalog, provjerite koristi li vaša tvrtka ERP sustav i ima li ovaj sustav sučelja za elektroničku razmjenu podataka. Još jedno pitanje koje treba uzeti u obzir je vrsta poslovnih dokumenata (narudžbe, otpremnice, računi) koje biste željeli razmijeniti, kolika je mjesečna količina, itd.…

2. Pronađite najbolje EDI rješenje i EDI pružatelja usluga za vaše potrebe

Za mala i srednja poduzeća koji rade s manjim brojem poslovnih dokumenata idealno bi bilo koristiti Web EDI portal za brz i jeftin pristup EDI-ju. EDI rješenja koja omogućuju integraciju podataka u postojeći ERP sustav tvrtke izvrstan su izbor za tvrtke s velikom količinom dokumenata. Iskusni EDI pružatelji nude idealno rješenje za tvrtke svih veličina, a podržavaju vas i u implementaciji ili u suradnji s vašim partnerima. Primjerice, EDI platformu eXite koristi više od 20.000 tvrtki širom svijeta i povezuje gotovo sve tvrtke na svijetu pod uvjetom da koriste elektroničku razmjenu podataka.

3. Sinkronizirajte svoje matične podatke

U ranoj fazi EDI projekta trebali biste sinkronizirati matične podatke (broj artikla / GTIN-ovi, identifikacija partnera / GLN) s matičnim podacima poslovnog partnera. To je osnova koja će osigurati besprijekornu elektroničku komunikaciju.

4. Započnite s fazom ispitivanja

Prije nego što započnete razmjenu elektroničkih podataka, trebali biste poslati nekoliko EDI poruka kao test. Organizacija GS1 koja brine o standardima EDI ima u tu svrhu vlastiti EDI test servis. Nakon uspješne provjere, idealno bi bilo dogovoriti se sa svojim poslovnim partnerima o određenom vremenskom okviru da se testiraju svi komunikacijski procesi i obrada poruka.

5. I možemo krenuti u novo doba za poslovne dokumente!

Nakon toga spremni ste za rad sa svojim poslovnim partnerima, a stručnjaci iz EDITEL-a rado će vas kontinuirano pratiti i savjetovati.

Ne ustručavajte se kontaktirati nas u vezi savjetovanja, sigurno Vam možemo ponuditi rješenje koje odgovara vašim potrebama. Molimo pošaljite svoj upit na mail info@editel.hr