ORLEN Unipetrol koristi Editel-ovo trustIT rješenje za arhiviranje

Brzina isporuke nije jedina prednost

„Kao dio naših internih procesa odlučili smo digitalizirati naše fakturiranje. Obratili smo se EDITEL-u rekavši da bi naš proces trebao uključivati portal za korisnike, na kojem će kupci moći sami preuzeti svu potrebnu dokumentaciju, a gdje ćemo također moći pratiti tijek relevantnih dokumenata i dostavu kupcima, “, kaže Robert Hejkal, voditelj odjela veleprodaje i logističkih aplikacija ORLEN Unipetrola.

Danas kupci ORLEN Unipetrol proizvoda imaju pristup svim dokumentima u okviru fakturiranja putem prijateljskog korisničkog sučelja.

„Ovo je pouzdana arhiva dokumenata koja se nalazi u ORLEN Unipetrol grupi i dostupna je 24 sata dnevno. trustIT je postepeno postao ključni proizvod koji se koristi u procesu fakturiranja i naša tvrtka mu pruža servisnu podršku čak i nakon inicijalne implementacije“, napominje Svatopluk Vít, savjetnik za tehničku prodajnu podršku EDITEL CZ.

Brzo, jasno i lako dostupno

Sadašnje rješenje temelji se na dvosmjernoj komunikaciji između arhivskog korisničkog portala i ERP sustava SAP, koji je glavna platforma za upravljanje korisničkim podacima. Ovi se podaci
sinkroniziraju s arhivom u redovitim intervalima. Na ovaj način se svim podacima upravlja na jednom mjestu i ne treba ih unositi više puta – sve se sinkronizira u pozadini tijekom početnog unosa. S druge strane, teku informacije o prikazanim i preuzetim dokumentima, što zamjenjuje kruženje papirnatih dokumenata u procesu. Stoga je lako dokazati da je relevantni dokument dostavljen i prikupljen (čitanjem ili preuzimanjem relevantnog dokumenta). Cijeli proces ima neospornu prednost u brzini dostave, jer je dokument kupcu dostupan odmah nakon izdavanja u
ERP sustavu. To je i velika financijska ušteda, jer za dostavu papirnatih dokumenata više nije potrebno koristiti tradicionalne poštanske usluge. Ipak, u jednoj grani procesa fakturiranja kod ORLEN Unipetrol-a ostaje potreba za korištenjem papirnatog dokumenta – u slučaju dostavnica, gdje potpis potvrđuje primitak isporuke. Ti se dokumenti potom vraćaju u ured financijskog računovodstva, gdje se skeniraju u velikom broju (OCR metoda) i njihov digitalni oblik u obliku PDF datoteke prilaže se kao prilog računu.

„Ovaj je proces potpuno automatski, odnosno nije potrebna ručna intervencija operatera za dodjelu relevantnih priloga izdanim dokumentima. Na taj način možemo obraditi nekoliko stotina dokumenata dnevno s minimalnom stopom pogrešaka”, kaže predstavnik UNIPETROLA.

Nije potrebno ništa instalirati od strane kupca, dovoljno je imati internet preglednik i podatke za prijavu. Dostupni dokumenti u PDF formatu također sadrže strukturu podataka u XML formatu za strojnu obradu i digitalno su potpisani. Korisnički portal prolazi redovite sigurnosne revizije kako bi se osigurala maksimalna razina sigurnosti dostavljenih podataka. Korisničko sučelje također je dostupno u nekoliko jezičnih verzija, iako je primarna postavka za češki jezik.

Fleksibilno rješenje za ORLEN Unipetrol

„Zaista cijenimo naše partnerstvo s EDITEL-om. Njihov profesionalni pristup omogućuje nam da našim kupcima ponudimo vrhunski proizvod koji podržava ključni proces tvrtke – elektroničko fakturiranje“, kaže predstavnik UNIPETROLA.

„Tijekom inicijalne implementacije projekta, jako smo se fokusirali na jasnu definiciju i opis internih procesa tvrtke u ORLEN Unipetrolu, što je bilo vrlo zahtjevno, ali se to pokazalo bitno u kasnijoj implementaciji. Na temelju detaljne analize tada smo mogli predložiti daljnja proširenja funkcionalnosti po želji klijenta“, kaže Svatopluk Vít.

Prednost cijelog rješenja je u tome što je skalabilno i lako proširivo na druge podružnice unutar grupe. Uglavnom, radi se samo o povezivanju korištenog ERP sustava s pouzdanom arhivom
pomoću tzv. web servisa i prijenosa obveznih metapodataka na dostavljene dokumente. Postavljanjem odgovarajućih filtara možemo precizno skalirati krajnje korisnike tako da imaju točno one dokumente koji su im relevantni. Istodobno, zaposlenicima ORLEN Unipetrola omogućujemo prikaz drugačijeg skupa metapodataka potrebnih za vlastiti rad unutar tvrtke u vezi s njihovim pozicijama.

Štefan Sádovský, izvršni direktor EDITEL CZ&SK, dodaje: „ORLEN Unipetrol je EDITEL-ov veliki klijent. Zahvaljujući njegovom znanju, možemo fleksibilno odgovoriti na specifične zahtjeve i izvršiti promjene na zahtjev, koje su u skladu s ustaljenim internim procesima. Ovi iznadstandardni odnosi su nam jako važni, jer obogaćuju obje strane.“