Prelazak na EDI: lakoća prvih koraka

EDI-jev kontrolni popis: temeljita priprema često je pola uspjeha

Iskustvo pokazuje da nakon što se tvrtka prebaci na elektroničku razmjenu podataka (EDI), teško da postoji tvrtka koja bi htjela vratiti sat unatrag. No, prije toga često se postavljaju važna pitanja koja treba razjasniti. Jer sve što je novo uvijek je ispunjeno određenim stupnjem neizvjesnosti. Što mogu očekivati? Jesam li uopće spreman za EDI? Ne brinite! Temeljita priprema često je pola uspjeha. Nakon čitanja ovog članka, mogli biste odbrojavati dane do prelaska na EDI.

Na koje zaposlenike utječe ovaj prijelaz na EDI?

Još uvijek može biti nekoliko uredskih radnika koji uživaju biti okruženi hrpom papirnatih dokumenata. Ali to je prije iznimka nego pravilo. Pa ipak, prije nego što prijeđete s papirnatih narudžbi, otpremnica ili računa na elektroničku razmjenu podataka (EDI), trebali biste razgovarati sa svim uključenim zaposlenicima o svojim planovima i pripremnim radovima. Ovisno o veličini i organizacijskoj strukturi vaše tvrtke, to mogu biti zaposlenici u sljedećim odjelima:

• Računovodstvo
• IT odjel
• Odjel upravljanja lancem opskrbe
• Odjel nabave
• Odjel prodaje

Koji su razlozi za prelazak na EDI?

U praksi se često spominju sljedeći razlozi:

• Vlastita inicijativa tvrtke kako bi digitalizaciju podigla na sljedeću razinu
• Poslovni partneri koji zahtijevaju upotrebu EDI-ja
• Razlozi za učinkovitost, npr. poboljšanje odnosa s poslovnim partnerima, izbjegavanje ručnih aktivnosti i pogrešaka, ušteda novca, posjedovanje sveobuhvatnog digitalnog koncepta itd.

Ako djelujete samoinicijativno, trebali biste odrediti koliki je vaš mjesečni volumen dokumenata i koliko vaših poslovnih partnera već koristi EDI. Napokon, EDI nikada nije jednosmjerna ulica. Ako je poslovni partner tražio od vas da koristite EDI, trebali biste zatražiti da navedu specifikacije. Često smo u EDITEL-u upoznati s potrebama postojećih EDI klijenata. U tom slučaju kontaktirajte naše stručnjake za dodatne informacije.

Što još EDITEL želi prethodno riješiti?

U ranim fazama procesa, postavit ćemo vam nekoliko pitanja i pomoći vam u rješavanju važnih detalja. Neke stvari o kojima obično vodimo računa su sljedeće:

• S kojim poslovnim partnerima želite razmijeniti podatke?
• Koje biste dokumente (narudžbe, otpremnice, račune) željeli razmijeniti i hoće li se to promijeniti u bliskoj budućnosti?
• Trebaju li vam i dokumenti kao što su predračuni, računi za otkazivanje ili napomene o terećenju (smanjenje broja računa od strane dužnika zbog nedostataka)?
• Ima li tvrtka internu stručnost u EDI-ju?
• Da li bi jednostavno rješenje EDI web portala bila opcija za vas ili trebate integrirano rješenje za veći volumen dokumenata?
• Koji su odjeli uključeni na strani klijenta?
• Postoje li organizacijske ili tehničke prepreke za uvođenje EDI-ja?

Koji su tehnički uvjeti za upotrebu EDI-ja?

• ERP sustav (program upravljanja robom),
• odgovarajuća sučelja,
• kompletni matični podaci (podaci o adresi, cijene specifične za klijenta, GTIN / EAN broj za jasnu identifikaciju vaših artikala, GLN za jasnu identifikaciju vaših poslovnih partnera itd.),
• komunikacijska veza do podatkovnog središta eXite i
• sustav arhiviranja s dokazom o reviziji.

Neadekvatna ili nepotpuna sučelja obično je lako nadograditi. Za komunikacijsku vezu dostupno je nekoliko različitih opcija. I ne brinite o sustavu arhiviranja koji štiti od neovlaštenog pristupa jer za to možemo pružiti prilagođenu pomoć.

Kakav je organizacijski i tehnički proces?

• Analiza sučelja ili specifikacija sučelja poslovnog partnera
• Izrada / programiranje sučelja za pretvorbu (iz formata partnera A u format partnera B)
• Uspostavljanje tekućih operacija: postavljanje EDI poštanskog sandučića, korisničkog ID-a, GLN-a (Global Location Number) i podataka za prijavu na eXite
  • Komunikacijska veza do podatkovnog središta eXite
  • Provjera valjanosti podataka / provjera podataka
  • Nadzor (rješavanje problema, provjera vjerodostojnosti itd.)
  • Test se izvodi u nekoliko iteracija između vas i EDITEL-a
• Odobrenje za stvarni rad s EDI partnerom

Kako u konačnici funkcionira test faza?

Savršenstvo je izuzetno važno kod EDI-ja. Stoga se faza ispitivanja obično odvija paralelno tijekom određenog vremenskog razdoblja, tj. razmjenjivati ćete račune u papirnatom obliku ili u PDF-u kao i prije. Podaci će se istodobno prikazivati putem EDI sustava. Ako sve funkcionira kako treba, papirnati se računi izostavljaju, a vaši EDI računi također se smatraju priznatim računima u porezne svrhe.

Na kraju dana, vi i vaš tim također ćete službeno biti dio rastuće međunarodne zajednice EDI korisnika. Više od 20.000 tvrtki širom svijeta svakodnevno razmjenjuje dokumente putem EDITEL-ovog podatkovnog središta eXite, a taj se broj svakodnevno povećava.

Ako i Vi želite uroniti u svijet EDI-ja , moji kolege i ja ćemo Vam rado pomoći. Molimo pošaljite svoj upit na mail info@editel.hr.

O autoru

Božidar Bajsič
Direktor operacija u EDITEL Adria