Prelazak sa WEB EDI-ja na integrirano rješenje

Kada se prebaciti sa WEB EDI-ja na integrirano rješenje?

Ova dvojba će zvučati vrlo poznato uspješnim poslovnim ljudima i iskusnim rukovoditeljima: kako vaše poslovanje raste, morate neprestano povećavati resurse svoje tvrtke i sve više profesionalizirati procese. Već ste poduzeli prvi korak prema elektroničkoj obradi narudžbi ili fakturiranju. No, vjerojatno se pitate: koje je idealno vrijeme za potpunu automatizaciju svih procesa, tj. za prelazak s internetskog (WEB EDI) portala na integrirano rješenje? Iako je Web EDI savršeno rješenje za mala i srednja poduzeća za poluautomatsku obradu narudžbi, računa ili slanja otpremnica prema svojim klijentima, u jednom trenutku stvari se moraju podići na višu razinu. Pročitajte ovaj post na EDI blogu da biste pronašli odgovore na širok spektar pitanja u vezi proširenja vašeg EDI repertoara.

Koja je razlika između WEB EDI-ja i integriranih EDI rješenja?

Elektronička razmjena podataka (EDI) putem internetskog (WEB) portala može biti lagan prvi korak u svijet EDI-ja. No, kako se povećava količina poslovnih partnera ili volumen dokumenata, obično ima smisla prijeći na integrirano rješenje. Iako se WEB EDI-ju može pristupiti s bilo kojeg računala internetskom vezom, on nema integriranu vezu s vašim ERP sustavom. Međutim, veza sa ERP sustavom je preduvjet za automatsko rukovanje svim procesima planiranja resursa izravno u ERP sustavu. Koristi se jedinstveno sučelje za uvoz / izvoz podataka za sve poslovne partnere. Nakon toga, uloga EDI providera ili Vaših IT zaposlenika (ako ste se odlučili za lokalno rješenje) je upravljati različitim formatima podataka i komunikacijskim kanalima sa Vašim poslovnim partnerima.

Postoje li različite varijante implementacije?

Ovisno o IT infrastrukturi vaše tvrtke, dostupne su dvije verzije implementacije: interna ili kao EDI usluga u najmu (također poznata kao „EDI u oblaku“). Za drugu opciju davatelj EDI usluga (EDI provider) nudi cjelokupni paket koji uključuje sve operativne procese, povezivanje novih partnera, stalna ažuriranja i korisničku podršku.

Je li opseg prodaje pravi pokazatelj za razmatranje “nadogradnje EDI-ja”?

Do neke mjere, sve veći obujam prodaje znak je da postojeće EDI resurse treba razmotriti i nadograditi ako je potrebno. Napokon, veća prodaja obično rezultira s više računa i ostalih poslovnih dokumenata. No, drugi važniji kriterij za donošenje odluka je broj poslovnih partnera sa kojim bi se tvrtka željela povezati putem EDI-ja.

Da li bi broj klijenata trebao biti odlučujući faktor?

Što više poslovnih partnera imate, to će potreba vaših klijenata za EDI-jem biti veća. Odlučujući kriterij ponekad može biti i broj dokumenata. Iako rukovanje s dvije narudžbe tjedno nije veliki izazov, ako se broj poveća na dvadeset, potrebni napor je daleko veći i možda bi bilo dobro razmisliti o integriranom EDI rješenju. U konačnici, nameće se i pitanje, želi li tvrtka u 2021.-oj godini i dalje ručno unositi podatke, iako postoje isplative alternative.

Koji broj dokumenata zahtijeva ažuriranje sustava?

Ne postoji određeni broj. Primjerice, ako odjednom prijeđete s razmjene 50 računa mjesečno s različitim poslovnim partnerima na 500, to bi bio jasan pokazatelj da biste se trebali prebaciti na potpuno integriranu opciju. Općenito govoreći, u vrijeme sve veće digitalizacije sigurna je pretpostavka da će klijenti sve više očekivati upotrebu EDI-ja. U konačnici, ulaganje u poboljšano EDI rješenje znači ulaganje u budućnost. Možete očekivati da će se povrat investicije dogoditi uskoro. Poboljšani EDI sustav zahtijeva manje ljudskih resursa uz istovremeno povećanje kvalitete i izbjegavanje pogrešaka.

Koliko ću uštedjeti ako imam integrirani EDI sustav?

Zapamtite: za vaše poslovne partnere obično nije bitno hoćete li podatke za otpremnicu ili račun unijeti ručno putem internetskog portala ili ako se podaci šalju izravno iz ERP sustava. Važna je kvaliteta podataka i nesmetani tijek rada. Iako neke podatke treba ručno unositi kada se koristi web EDI portal, to nije slučaj s integriranim EDI rješenjima. Na takav način oslobađaju se ljudski resursi koji su posebno dragocjeni za rastuće tvrtke pomoću kojih se mogu usredotočiti na svoju osnovnu djelatnost.

Koliko košta prebacivanje?

Za integrirana rješenja postoje troškovi za početnu implementaciju. Iskustvo pokazuje da se ti troškovi obično brzo isplate. Koliko znamo, niti jedan od naših klijenata nikada nije požalio što je prešao na integrirano rješenje.

Ne ustručavajte se kontaktirati nas u vezi savjetovanja, sigurno Vam možemo ponuditi rješenje koje odgovara vašim potrebama. Molimo pošaljite svoj upit na mail info@editel.hr

O autoru

Neda Egger
Voditelj poslovnog razvoja u EDITEL Austriji