Rad na daljinu

Upotreba papirnih dokumenata još uvijek je uobičajena praksa, posebno u malim i srednjim poduzećima. To stvara ogroman izazov u doba rada na daljinu, pošto se sva korespondencija još uvijek šalje na poslovne adrese. “Trenutno mnoge tvrtke preispituju papirnate procese na koje su se oslanjale godinama. Ono što traže, uglavnom su jednostavna rješenja za digitalizaciju računa”, rekao je Gerd Marlovits, generalni direktor EDITEL-a, vodećeg austrijskog pružatelja EDI usluga. Automatski generirani PDF računi i internetski portali za fakturiranje često su prvi korak u svijet elektroničke razmjene podataka (EDI).

Kada dvije velike tvrtke posluju jedna s drugom, fakturiranje je prilično jednostavno. One se oslanjaju na elektroničku razmjenu podataka (EDI) putem platforme eXite koja omogućuje razmjenu podataka u međunarodnom prostoru . “Jedan od primjera je da se digitalni dokumenti automatski prenose u računovodstveni sustav gdje ih mogu obraditi zaposlenici. To je obično proces neovisan o lokaciji. Također se može obaviti u kućnim uredima ljudi, jer mnoge tvrtke imaju siguran VPN pristup njihovim sustavima “, rekao je Gerd Marlovits, generalni direktor pružatelja EDI usluga EDITEL. Stvari su drukčije kod tvrtki koje još uvijek imaju procese na papiru. “Za obradu fizičkih poslovnih dokumenata, očito treba biti fizički prisutan”, dodao je gospodin Marlovits.

Automatizirane fakture putem PDF-a

U jeku korona krize, digitalizacija kao preduvjet za rad na daljinu, posljednjih je tjedana postala središte pozornosti. Poslovni procesi se mogu zaustaviti, narudžbe se možda neće obraditi ili se računi možda neće izdati jer zaposlenici nisu u uredu.

“To je razlog zašto nije iznenađujuće da mnoge tvrtke trenutno pokušavaju pretvoriti poslovanje u virtualno, što znači da pokušavaju digitalizirati procese na papiru što je brže i efikasnije kako bi dokumentima mogli pristupiti s bilo kojeg mjesta. Primatelji računa, na primjer, trenutno se oslanjaju više nego ikad na PDF račune umjesto račune izdane na papiru “, rekao je gospodin Marlovits.

Kao alternativa, najviše se koriste internetski portali (tzv. Web EDI portali) kako bi se malim i srednjim tvrtkama omogućio pristup narudžbama, pregledavanje i slanje računa izravno njihovim klijentima. To pomaže u izbjegavanju zakašnjelih plaćanja uz istodobno povećanje likvidnosti na strani dobavljača i u konačnici osigurava glatko upravljanje lancem opskrbe.

EDI integracija omogućava strukturiranu razmjenu podataka

“Elektroničko slanje PDF računa umjesto slanja računa na papiru definitivno je odličan prvi korak ka procesu digitalnog fakturiranja. Na raspolaganju su pametna rješenja koja korisnicima omogućavaju, između ostalog, pratiti proces prijenosa”, rekao je gospodin Marlovits. Međutim, kao sljedeći korak trebalo bi razmjenjivati strukturirane podatke, pritom misleći na podatke u EDI formatima, kako bi se iskoristile i druge prednosti povezane s potpunom integracijom. “Jednostavno rečeno, to uključuje primanje, prihvaćanje i autoriziranje računa te arhiviranje istih kako je zakonski propisano. Možemo graditi na postojećim sučeljima i upravljati protokom digitalnog fakturiranja po želji klijenta”, dodao je gospodin Marlovits.

Prava kombinacija čini veliku razliku

Odluka o korištenju portala za izdavanje eRačuna, slanje eRačuna, pratećih isprava ili drugih eDokumenata kao PDF putem e-maila ili potpuno integrirano EDI rješenje ovisit će o okruženju i potrebama klijenta. “Jedno je sigurno: kako bi svi poslovni partneri bili na istoj digitalnoj stranici, kombinacija različitih pristupa bit će put kojim treba ići”, rekao je gospodin Marlovits. Svaka struktura dobavljača trgovačkih društava sama po sebi nudi širok spektar mogućnosti. Situacija je slična za velike proizvođače koji opskrbljuju mnoge klijente u različitim industrijama.

“Frizer će imati drugačije potrebe od lanca ljekarni. Prava kombinacija čini veliku razliku. U konačnici, svi pristupi se međusobno nadopunjuju i čine sveobuhvatni koncept”, komentira gospodin Gerd Marlovits.

Bilo da je to rezultat nedavne krize ili općeg trenda digitalizacije: ured bez papira, koji doduše, još dugo neće biti u potpunosti bez papira, postupno postaje stvarnost. EDI kao “tehnologija koja omogućuje” igrat će sve važniju ulogu, ne samo u doba rada na daljinu.