Visoko automatizirani procesi i ured bez papira

Kako ured bez papira pretvoriti u stvarnost?

Sljedeća bi vam situacija mogla zvučati poznato: Vi ili netko od vaših zaposlenika ujutro dođete u ured, uključite računalo, napravite jedan račun za drugim, ispišete ih, stavite u kuverte, i kasnije ih nosite u poštu. Ovo je još uvijek standardni postupak u mnogim tvrtkama, čak i u digitalnoj eri. No, koronavirus je preokrenuo procese utemeljene na papiru. Dok zaposlenici rade kod kuće, u njihovim uredima ostaju važni papirnati dokumenti i ostalo što im treba za posao. I ovo je samo jedan od mnogih izazova na putu do ureda bez papira. Pročitajte ovaj članak da biste saznali više o nekoliko kreativnih ideja za koje se pokazalo da ipak nisu toliko briljantne i opcijama koje postoje posebno za male tvrtke kako bi okončale svoje teške procese.

Koje je izazove pandemija COVID-19 izazvala, u smislu radnih procesa, npr. u računovodstvu?

Mnogim uredskim radnicima najveći izazov definitivno je bila nagla promjena. Osobno sam vidio kako prijatelji i obitelj iskušavaju nove pristupe za rješavanje ove situacije. Jedan je primjer bio sljedeći: dok su svi zaposlenici tvrtke radili od kuće, jedan od njih dolazio je u ured, otvarao svu poštu, skenirao račune i potom ih poslao e-poštom suradnicima u računovodstvu. Ispostavilo se da bez prethodne raspodjele po kontima taj postupak nije bio ni približno toliko koristan koliko je planiran i brzo je odbačen. Veći problem dogodio se u drugoj tvrtki koju poznajem. Zaposlenik je zatražio od svih dobavljača da pošalju račune na njegovu kućnu adresu. Ubrzo mu je na kućni prag dostavljeno gotovo tona prehrambenih proizvoda jer su ti poslovni partneri mislili da se promijenila ne samo adresa za naplatu, već i adresa za dostavu. Da su se ove tvrtke koristile elektroničkom razmjenom podataka (EDI), to se nikada ne bi dogodilo.

Koji se poslovni dokumenti mogu digitalno razmjenjivati?

Računi (INVOIC) samo su neki od mnogih dokumenata koji se mogu digitalizirati. Mnogi korisnici EDI-ja odlučili su automatizirati svoje postupke nabave i prodaje, počevši od narudžbi pa sve do obavijesti o plaćanju. Među ostalim, to uključuje odgovore na narudžbe (ORDRSP) i otpremnice (DESADV). Općenito govoreći, svi poslovni dokumenti, uključujući matične podatke (PRICAT – katalog cijena), mogu se digitalizirati.

Koliko novca možemo uštedjeti s uredom bez papira?

Potencijal uštede ovisit će o količini dokumenata, veličini tvrtke, strukturi internih troškova i mnogim drugim čimbenicima. Izračuni izrađeni za studije, npr. za Billentis, pokazuju da će u usporedbi s papirnatim računima izdavači računa uštedjeti ukupno 6,60 EUR ili otprilike 60 posto troškova ako koriste e-račune. Slične uštede moguće su i za primatelje računa. I što je još važnije, potencijal uštede nadilazi fakture jer se mogu poboljšati i svi ostali koraci procesa.

Kako ovaj postupak funkcionira u praksi, ako tvrtka još uvijek ne razmjenjuje nikakve podatke elektroničkim putem?

Ovdje se radi o povezivanju jedne tvrtke s drugima kako bi mogle međusobno komunicirati u digitalnom formatu. Prvi korak bit će komercijalni sporazum između tvrtki. Evo primjera iz stvarnog života: pretpostavimo da proizvodna tvrtka dobavlja određenu količinu robe maloprodaji. Te će tvrtke prvo razmijeniti matične podatke i povremeno ih ažurirati. Ovdje se radi o informacijama vezanim uz proizvod, npr. brojevima artikla (GTIN / EAN), težinama, oznakama, nutritivnim informacijama i još mnogo toga. Kad god prodavač pošalje narudžbu, bit će uključeni i podaci za isporuku. Tvrtke bi i dalje mogle odlučiti razmjenjivati ove podatke na papiru kao prije 40 godina. Međutim, to ne mora biti tako jer postoji mogućnost stvaranja sučelja između ERP sustava tvrtki. Ovaj elektronički postupak dostupan je za velika i mala poduzeća.

Koliko se računa mora izdati da bi se ovo isplatilo?

Potpuno automatizirana elektronička razmjena podataka obično ima smisla ako redovito poslujete i ako postoji velik opseg dokumenata. Ako izdajete samo pet računa mjesečno, ne isplati se trošiti novac na sučelja. Treba uzeti u obzir omjer koristi i troškova. Evo dobrih vijesti: postoje izvrsna rješenja koja tvrtkama gotovo bilo koje veličine omogućuju digitalizaciju. Ključni element bit će spremnost na uvođenje promjena na izvršnoj razini. Napokon, u današnje doba jednostavno ne možete raditi kao u stara vremena.

Koja su rješenja dostupna za mala poduzeća?

Rješenje e-izdavanja računa za mala i srednja poduzeća može se primijeniti u jednom danu kako bi bilo koje poduzeće bilo spremno za upotrebu EDI-ja. Ovim takozvanim Web EDI rješenjem korisnici se prijavljuju u sustav putem interneta. Nema potrebe za postojanjem ERP sustava.

Dobro kompromisno rješenje je takozvani PDF sustav e-izdavanja računa na temelju PDF-a. Te se fakture mogu poslati u potpunosti elektroničkim putem, ali samo ako poslovni partneri imaju potrebnu infrastrukturu za njihovo izravno uključivanje u svoj računovodstveni sustav. U Austriji su e-računi u PDF formatu pravno valjani od 2013. To mogu biti jednostavni PDF prilozi ili naprednije rješenje koje uključuje e-poštu s vezom za preuzimanje. Klikom na ovu poveznicu primatelj računa može preuzeti i obraditi e-račun. Velika prednost pošiljatelja je što će vidjeti je li primatelj pročitao dokument.

Koliko tvrtki koristi EDI?

Broj je zapravo veći nego što možda mislite. Samo EDITEL, povezao je više od 20.000 tvrtki u sustav. Napokon, EDITEL je austrijski lider na tržištu elektroničke razmjene podataka, a također ima nekoliko podružnica u susjednim zemljama, Hrvatskoj (Zagreb), Češkoj, Slovačkoj, Mađarskoj i Poljskoj.

Kako druga poduzeća usmjerena na rast, pristupaju ovom pitanju?

Postoje tvrtke koje obrađuju samo 40 do 50 narudžbi mjesečno, ali očekuju da će se taj broj povećati za dvije do tri godine i stoga rano ulažu u ERP sustav. Postoji i mogućnost nadogradnje dodavanjem modula, što će umanjiti rizik ulaganja. Također, vrlo su atraktivne subvencije dostupne malim i srednjim poduzećima koja ulažu u digitalizaciju. Za sveobuhvatne informacije posjetite internetski portal KMU.Digital initiative. Nedavno je započeo drugi krug programa jer su se prethodno dostupna sredstva brzo potrošila zbog velike potražnje. Bez obzira primate li subvencije ili ne, svaki korak prema digitalizaciji korak je u pravom smjeru!

Želite li saznati više o izbjegavanju papirnatih dokumenata u budućnosti postižući najviši mogući stupanj automatizacije procesa? Rado ćemo odgovoriti na sva vaša pitanja. Molimo pošaljite svoj upit na mail info@editel.hr

O autoru

Christoph Stenech
Voditelj prodaje u EDITEL Austriji