WEB EDI za MSP – mala i srednje velika poduzeća

Web EDI za MSP zadovoljava potrebe malih i srednjih tvrtki. Pitate se zašto? Saznat ćete u sljedećem članku.

Čuli ste za Web EDI i pitate se da li bi to bio dobar izbor za vašu tvrtku? Ili vam je jedan od vaših poslovnih partnera preporučen kao prvi korak za pridruživanje EDI -ju? Kao stručnjak za međunarodne EDI usluge, EDITEL praktički svakodnevno odgovara na pitanja koja se tiču elektroničke razmjene poslovnih dokumenata na internetskoj aplikaciji (tzv. Web EDI-ju). U nastavku možete pročitati odgovore na najčešća pitanja.

Zašto koristiti Web EDI za MSP?

Recimo da vaša tvrtka uzgaja povrće, ribu ili prerađuje svježe meso i te proizvode isporučuje trgovačkom lancu. A recimo da još niste primili narudžbe na „moderan način“, odnosno elektronički. U tom slučaju trgovac će vam vjerojatno proslijediti vaše narudžbe e -poštom, faksom ili, u hitnim slučajevima, telefonom. Ručno prepisujete podatke s njih i koristite ih za obradu isporuke robe. Obradit ćete narudžbu, izraditi dostavnicu i poštom poslati račun. I na kraju, sve te dokumente još morate arhivirati. Vjerojatno ćete to učiniti stavljanjem ispisanih naloga, otpremnica, računa ili ispravljenih dokumenata itd…, u mapu. To je prilično dugotrajan proces i prilično je sklon pogreškama.

Kako Web EDI zapravo radi? Imate li neki praktičan primjer?

Zamislite da ste trgovac vinom i opskrbljujete vina trgovačkim lancima. Poslovni partneri mogu vam slati digitalne narudžbe u standardiziranom formatu pomoću Web EDI-ja. Izravno i gotovo u stvarnom vremenu. Inače, tehnički naziv narudžbe u EDI-ju je ORDERS. Čim se narudžba prihvati, odmah ćete primiti obavijest putem e-pošte. Zatim se možete prijaviti u web aplikaciju, pregledati narudžbu i saznati potreban datum isporuke. Kada obradite narudžbu i pripremite isporuku, pomoću aplikacije ćete obavijestiti klijenta o nadolazećoj isporuci robe slanjem otpremnice (DESADV). Većina podataka može se lako uzeti iz narudžbe. Zatim ćete te podatke, kao i dogovorene cijene i pojedinosti o fakturiranju, koristiti za izradu fakture (INVOIC). I to je to! Svi su koraci transparentni i vi i vaši partneri ih možete pratiti u bilo kojem trenutku. Također nudimo sigurno elektroničko arhiviranje dokumenata u skladu sa zakonskim zahtjevima.

NARUDŽBE, DESADV… moram li ja o tome nešto naučiti?

Postoji samo nekoliko tehničkih izraza koje biste trebali naučiti s vremenom. Sustav se temelji na jezicima EDI, koji razumiju korisnici diljem svijeta. Osnovni jezik je EDIFACT. Postoji više od 200 vrsta poruka (tj. vrsta dokumenata), ali samo se neke od njih obično koriste u Web EDI-ju. To uključuje ORDERS (narudžba), DESADV (otpremnica) i INVOIC (račun). Ako se pitate zašto na kraju naziva računa – “invoic” – nema “e”, (koja inače pripada engleskom izrazu za fakturu), to je zato što su kratice za sve vrste poruka standardizirane i ograničene na šest velikih slova. Skup kratica također uključuje GLN, kôd koji identificira vašu tvrtku, i GTIN -ove (ranije EAN), koji se koriste za identifikaciju proizvoda. I to je otprilike sav EDI žargon.

Koja je razlika u odnosu na potpuno integrirane EDI sustave?

Naravno, EDI sustavi visokih performansi za velike tvrtke nude niz tehničkih mogućnosti i prednosti. Ali također zahtijevaju pažljivu integraciju u ERP i druge sustave. Tvrtke s manjim brojem poslovnih dokumenata često smatraju da im ne treba ništa više od jeftinog EDI rješenja temeljenog na web aplikaciji. Kao i kod e-pošte, korisniku je potrebno samo računalo, telefon ili tablet s internetskim preglednikom i, naravno, pristupom internetu. Nema potrebe ništa provoditi, a razmjena poslovnih dokumenata može započeti gotovo odmah. Web EDI je dostupan korisnicima u mnogim zemljama i srodnim jezičnim verzijama.

Jedan od mojih poslovnih partnera želi da se prebacim na EDI. Koji je razlog?

Kako bi se povećala učinkovitost, za velike trgovačke lance važno je da što više njihovih dobavljača bude uključeno u EDI. Tada mogu primiti sve podatke u strukturiranom obliku i automatski ih obraditi u svojim IT sustavima. Poznati trgovački lanci kao što su Kaufland, Spar, … već godinama postižu izvrsne rezultate razmjenom poslovnih dokumenata putem EDI-ja. EDI će također postati nezamjenjiv mali pomoćnik za vašu tvrtku. Koristeći nekoliko različitih vrsta poruka za više poslovnih partnera, otkrit ćete da više ne možete zamisliti razmjenu poslovnih dokumenata bez EDI-ja.

Između ostalog, velika prednost Web EDI-ja je što se tamo mogu pohraniti glavni podaci o dobavljaču, trgovcu i artiklu. Oni se tada automatski uključuju u narudžbe, otpremnice i račune. Ili kako bi se reklo u EDI terminologiji: oni se tada automatski ubacuju u ORDERS, DESADV i INVOIC.

Ne ustručavajte se kontaktirati nas u vezi savjetovanja, ako imate još dodatna pitanja o elektroničkoj razmjeni podataka za mala i srednja poduzeća. Molimo pošaljite svoj upit na mail info@editel.hr

O autoru

Neda Egger
Voditelj poslovnog razvoja u EDITEL Austriji